Wie Deine KI-Assistenz Deine Workshop-Agenda auf ein neues Level hebt.
Workshops sind das Herzstück vieler Trainings, Coachings und Moderationen. Doch oft beginnt die Herausforderung schon bei der Planung: Wie strukturiere ich den Workshop sinnvoll? Welche Methoden passen zu meinen Zielen? Und wie sorge ich für einen kreativen und inspirierenden Ablauf?
Hier kommt ChatGPT ins Spiel! Als vielseitige KI-Assistenz unterstützt es Dich dabei, Workshop-Agenden nicht nur schneller, sondern auch strukturierter und kreativer zu entwickeln. Ob Du eine komplette Agenda erstellen, Methoden ausarbeiten oder Zeitpläne optimieren willst – mit wenigen Prompts kannst Du die KI gezielt einsetzen und Deine Ideen auf den Punkt bringen.
In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du ChatGPT in Deinem Planungsprozess einsetzen kannst, um:
Strukturierte und praxisnahe Workshop-Agenden zu erstellen.
Kreative Methoden und Tools für Deine Zielgruppe zu integrieren.
Anpassungsfähige Pläne für verschiedene Gruppengrößen und Zeitrahmen zu entwickeln.
Dabei gehen wir Schritt für Schritt vor und nutzen die 5 goldenen Prompt-Regeln für Workshop-Planung, um die Ergebnisse von ChatGPT immer weiter zu verfeinern. So lernst Du nicht nur, wie Du die KI sinnvoll einsetzt, sondern auch, wie Du ihr Feedback einforderst und Agenda-Designs iterativ optimierst.
Bist Du bereit, Deinen Workshop-Planungsprozess zu beschleunigen und gleichzeitig Deine Kreativität auf ein neues Level zu heben? Dann lies weiter und entdecke, wie einfach es sein kann, mit ChatGPT professionelle Inhalte zu erstellen!
Die 5 goldenen Prompt-Regeln für Dein Workshop-Designs – So erstellst Du mit Deiner KI-Assistenz eine kreative und strukturierte Workshop-Agenda
Stell Dir vor: Du sitzt an Deinem Schreibtisch. Dein Kalender zeigt an, dass in zwei Tagen ein Workshop zum Thema Resilienz im Berufsalltag ansteht. Die Teilnehmerliste ist lang, die Erwartungen sind hoch – und Dein Kopf ist leer. Keine zündende Idee, kein klarer Ablaufplan.
Doch dann öffnest Du ChatGPT.Innerhalb von Minuten hast Du eine erste Struktur, die Dich inspiriert. Übungen entstehen, Methoden fügen sich ein, und Dein Konzept nimmt Gestalt an. Das Beste? Du hast nicht nur Zeit gespart – Du hast auch kreative Impulse erhalten, die Du alleine vielleicht nicht bedacht hättest.
Damit dieses Szenario nicht nur ein Traum bleibt, sondern Realität wird, brauchst Du ein klares System: Die 5 goldenen Prompt-Regeln. Mit ihnen machst Du aus vagen Ideen präzise Workshop-Agenden, die beeindrucken.
Regel 1: KI-Experten-Rolle konkretisieren
„Du bist ein erfahrener Workshop-Designer...“ – So beginnt der erste Schritt zu besseren Ergebnissen.
Warum ist das wichtig? Weil ChatGPT besser arbeitet, wenn es in eine spezifische Rolle schlüpft. Stell Dir die KI als Deinen Assistenten vor – aber eben nicht irgendeinen Assistenten, sondern einen Profi mit Fachwissen.
Beispiel aus dem Alltag: Du planst einen Workshop zum Thema Teamkommunikation.
Statt zu schreiben:„Erstelle eine Agenda für einen Workshop zur Teamkommunikation.“
probierst Du Folgendes: „Du bist ein erfahrener Workshop-Designer für Kommunikationstrainings. Erstelle eine Agenda für einen 3-stündigen Workshop zur Teamkommunikation für Führungskräfte. Der Fokus liegt auf aktiven Zuhörtechniken und Feedbackmethoden.“
Ergebnis: Die KI-Assistenz liefert für deine Workshop-Agenda sofort Vorschläge, die spezifisch auf Führungskräfte und praxisnahe Übungen abgestimmt sind.
Regel 2: Workshop-Kontext und Ziel definieren
Eine gute Workshop-Agenda funktioniert nur dann, wenn Ziel und Kontext klar sind. Ohne dieses Fundament bleibt die Struktur beliebig und wenig überzeugend.
Beispiel aus dem Alltag: Ein Coach plant ein Stressbewältigungs-Training.
Statt nur das Thema "Stressbewältigung" zu nennen,
ergänzt er:„Zielgruppe sind Lehrer:innen. Ziel ist es, Strategien zur Stressbewältigung zu erarbeiten, die sie sofort im Alltag anwenden können.“
Der Unterschied bringt dir nun den echten Mehrwert, denn jetzt weiß die KI, welche Übungen Sinn machen – zum Beispiel Atemtechniken oder Reflexionsphasen – und berücksichtigt die Zielgruppe.
Regel 3: Zeiten und Struktur definieren
Die Zeitvorgaben für Workshops sind oft eng. Daher sollte der Prompt bereits klare Zeitfenster und Phasen enthalten.
Beispiel aus dem Alltag: Du bereitest einen 90-minütigen Workshop für ein Kick-off-Meeting vor.
Anstatt nur einen Zeitrahmen vorzugeben: „Erstelle eine 90-minütige Agenda für ein Kick-off-Meeting."
Gibst du zusätzlich noch Struktur mit den Prompt: „Erstelle eine 90-minütige Agenda für ein Kick-off-Meeting. Enthalten sein sollten ein Icebreaker (10 Min.), eine Gruppenarbeit (30 Min.) und eine Feedbackrunde (20 Min.).“
Im Ergebnis liefert dir die KI einen exakt getakteten Ablauf, der Dir sofort eine hilfreiche Übersicht für Deine Workshop-Planung bietet.
Regel 4: Methoden, Tools und Vorgehen festlegen
Methoden und Tools sind für dich als Trainer das wichtigste Handwerkszeug. Wenn Du diese explizit anforderst, denkt die KI mit und kann dir schon in der Planungsphase wertvoll Ideen mit auf den Weg geben:
Beispiel aus dem Alltag: Du planst einen Workshop zum Thema Führungskompetenzen für die neue Arbeitswelt.
Anstatt „Erstelle eine Workshop-Agenda und mache Vorschläge für Methoden, die ich einsetzen kann"
gibst Du ein: „Erstelle eine Workshop-Agenda mit Methoden wie Rollenspielen, Feedback-Runden und Gruppenarbeiten. Gib Hinweise für Flipcharts, Moderationskarten und Reflexionsbögen.“
Ergebnis: Deine KI-Assistenz baut die vorgeschlagenen Tools in dein Workshop-Agenda gezielt ein und gibt konkrete Hinweise, wann sie am besten eingesetzt werden können.
Mein Tipp: noch besser werden die Ergebnisse, wenn du zusätzlich noch Hinweise dazu gibst, aus welchem Bereich du dir Methoden oder Tools wünscht. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Du als Trainer:in mit einer spezifischen Methoden arbeiten möchtest. Hierzu auch wieder ein Beispiel:
Du bekommst schon gute Ergebnisse mit: „Erstelle eine Workshop-Agenda mit Methoden wie Rollenspielen, Feedback-Runden und Gruppenarbeiten. Gib Hinweise für Flipcharts, Moderationskarten und Reflexionsbögen.“
Noch passender für Dein Training werden sie „Erstelle eine Workshop-Agenda mit Methoden aus der positiven Psychologie, wie Rollenspielen, Feedback-Runden und Gruppenarbeiten. Gib Hinweise für Flipcharts, Moderationskarten und Reflexionsbögen.“
Regel 5: Output-Form und Feedback einfordern
Der Feinschliff macht den Unterschied. Nutze deine KI-Assistenz als echten Sparringspartner. Indem Du die KI um Varianten und Feedback bittest, optimierst Du die Ergebnisse Schritt für Schritt.
Bespiel: "Wo siehst du aus deiner Sicht noch Optimierungsmöglichkeiten. Ergänze die Agenda um Hinweise, wo zusätzliche Materialien benötigt werden oder organisatorischen Fragen geklärt werden müssen.“
Ergebnis: Die KI schlägt die dann z.B. zusätzliche Tools wie Breakout-Räume oder digitale Whiteboards vor. Oder macht dich darauf aufmerksamk, dass du für eine bestimmte interaktive Übung ggf. einen größeren Seminar-Raum benötigst als üblich.
Tipps zur Integration von Feedback-Schleifen mit der KI – So perfektionierst Du Deine Workshop-Agenda
Stell Dir vor: Du hast mit ChatGPT eine erste Workshop-Agenda erstellt – sie sieht gut aus, aber irgendetwas fehlt noch. Vielleicht wirkt die Einleitung etwas zu allgemein oder die Übungen passen nicht perfekt zur Zielgruppe. An dieser Stelle beginnt die Feinabstimmung – und genau dafür nutzt Du Feedback-Schleifen.
Was sind Feedback-Schleifen? Feedback-Schleifen sind gezielte Rückfragen und Anpassungen, die Du in mehreren Durchläufen nutzt, um Deine Ergebnisse Schritt für Schritt zu verbessern. Statt Dich mit einem „ganz okay“-Ergebnis zufriedenzugeben, lässt Du die KI nachjustieren – bis die Agenda wirklich sitzt.
Warum sind Feedback-Schleifen also wichtig?
Zeitersparnis: Du musst nicht von vorne anfangen, sondern baust auf bestehenden Ideen auf.
Qualitätssicherung: Mit jedem Feedback wird das Ergebnis besser, klarer und praxisnäher.
Kreativitätsschub: Die KI liefert zusätzliche Perspektiven und Ideen, an die Du vielleicht nicht gedacht hast.
So integrierst Du Feedback-Schleifen – Praxisbeispiele für Trainer:innen und Coaches
Damit du eine konkrete Idee bekommst, wie du Feedback-Schleifen nutzen kannst, habe ich dir noch einige Beispiele aus der Trainings- und Coaching-Praxis zusammengestellt.
1. Erste Analyse der KI-Ergebnisse – Stärken und Schwächen erkennen
Beispiel: Du lässt die KI eine Agenda für einen Resilienz-Workshop erstellen.
Prompt: „Gib Feedback zu dieser Agenda: Gibt es Lücken oder Schwächen in der Struktur oder Methodenwahl? Welche Alternativen könntest Du vorschlagen?“
Ergebnis: Die KI weist auf mögliche Schwächen hin, z.B.:
„Es fehlt ein Icebreaker zum Einstieg.“
„Die Gruppenarbeiten könnten durch visuelle Tools wie Flipcharts ergänzt werden.“
„Ein Abschnitt zur individuellen Reflexion würde den Transfer stärken.“
2. Alternativen und Varianten anfordern
Beispiel: Dein Workshop richtet sich an zwei Zielgruppen – Anfänger und Fortgeschrittene.
Prompt: „Passe die Agenda an zwei Zielgruppen an – Anfänger, die Grundlagen lernen, und Fortgeschrittene, die tiefergehende Strategien entwickeln möchten. Erstelle für beide Gruppen eine separate Agenda.“
Ergebnis: Die KI liefert differenzierte Agenden:
Für Anfänger: Mehr Theorie und einfache Übungen.
Für Fortgeschrittene: Intensivere Gruppenarbeiten und Rollenspiele.
3. Inhalte vertiefen und Praxisbezug erhöhen
Beispiel: Du planst einen Workshop zur Stressbewältigung und wünschst Dir mehr praktische Übungen.
Prompt: „Ergänze die Agenda um eine 20-minütige Übung zur Stressbewältigung, die Teilnehmer:innen leicht im Alltag anwenden können. Beschreibe die Methode und die benötigten Materialien.“
Ergebnis: Die KI schlägt Atemübungen, geführte Meditationen oder Journaling-Techniken vor – inklusive Ablauf und Materialliste.
4. Format und Tools optimieren
Beispiel: Dein Workshop ist ein Online-Training, doch die Agenda enthält zu viele Aktivitäten, die für Präsenzveranstaltungen gedacht sind.
Prompt: „Passe die Agenda für ein Online-Training an. Ersetze Methoden, die physische Materialien benötigen, durch digitale Alternativen.“
Ergebnis: Die KI schlägt digitale Whiteboards (z.B. Miro oder MURAL) und interaktive Umfragetools (z.B. Mentimeter) vor. Gruppenarbeiten werden in Breakout-Rooms verlagert.
5. Das letzte Feintuning – Abschluss-Check und Feedback
Beispiel: Deine Agenda ist fast fertig, aber Du möchtest noch sicherstellen, dass sie emotional anspricht.
Prompt: „Analysiere die Sprache der Agenda. Wie kann ich den Ton motivierender und inspirierender gestalten? Ergänze emotionale Elemente oder stärkere Übergänge zwischen den Phasen.“
Ergebnis: Die KI schlägt Formulierungen vor wie:
„Mach Dich bereit für eine spannende Reflexionsrunde!“
„Lass uns gemeinsam neue Strategien entdecken und ausprobieren!“
Mit diesen Tipps verwandelst Du Deine Workshop-Agenda in ein echtes Highlight – Schritt für Schritt und in enger Zusammenarbeit mit der KI. Mein Tipp: Gib Dich nicht mit dem ersten Entwurf zufrieden. Fordere Feedback ein, stelle Fragen und lass Dir Varianten vorschlagen. So nutzt Du die volle Kraft von ChatGPT – und machst Deine Workshops noch professioneller und inspirierender.
Im KI-Grundlagenkurs zeige ich ir, wie Du direkt eine vollständige Agenda erstellen kannst – von der Begrüßung bis zur Feedbackrunde. Lass Dich überraschen, wie einfach es geht!
Du erhälst Inspirationen, sparst Zeit und erhälst eine fundierte Ausgangslage für deine Planung
Mit den 5 goldenen Prompt-Regeln wird deine KI-Assistenz von einem allgemeinen Tool zu Deinem persönlichen Workshop-Designer. Egal, ob Du ein Tagesseminar planst oder ein kurzes Online-Training – präzise Prompts sparen Zeit, liefern Inspiration und sorgen dafür, dass Deine Workshops professionell und flexibel bleiben.
Lust auf Üben & Praxisfälle: „Let’s Prompt Together!"
Du möchtest noch tiefer in die Welt der KI-gestützten Workshop-Planung eintauchen? Neben der Möglichkeit deine Kenntnisse in einem individuellen 1:1 KI-Coaching zu vertiefen, bieten dir unsere „Let’s Prompt Together“-Sessions Dir die perfekte Gelegenheit, Deine Fähigkeiten zu erweitern und direkt an Deinen eigenen Projekten zu arbeiten.
Was erwartet Dich?
Beispiele aus der Praxis: Gemeinsam entwickeln wir Agenden zu gefragten Themen wie Resilienz, Konfliktmanagement und Change-Management – inklusive Methoden, Tools und kreativen Übungen.
Individuelle Anpassungen: Wir zeigen Dir, wie Du Agenda-Vorlagen flexibel an verschiedene Zielgruppen (z.B. Führungskräfte, Teams oder Schüler:innen) und unterschiedliche Zeitrahmen (von 90 Minuten bis zu Ganztagesformaten) anpasst.
Live-Feedback und Optimierung: Erlebe, wie Feedback-Schleifen Deine Prompts verbessern und erhalte Tipps, um noch präzisere Ergebnisse zu erzielen.
Für wen sind die Sessions ideal?
Trainer:innen, Facilitatoren und Coaches, die ihre Workshop-Planung auf das nächste Level bringen wollen.
KI-Anfänger:innen, die lernen möchten, wie sie ChatGPT gezielt und effizient einsetzen können.
Starte jetzt Deine Reise zur KI-gestützten Workshop-Planung!Melde Dich für unsere „Let’s Prompt Together“-Sessions an und erlebe, wie Du mit ChatGPT Zeit sparst, kreative Impulse erhältst und Deine Inhalte auf das nächste Level hebst.
Ich freue mich auf Dich - Deine Ella Gabriele Amann & das Future Skills NOW Team Let’s Prompt Together! 😊